Muchos empresarios que operan en España tienen una idea bastante extendida: «Si mi cliente es una empresa de otro país de la Unión Europea, puedo emitir la factura sin IVA».

Sin embargo, esta afirmación no siempre es correcta.

Es cierto que determinadas operaciones entre empresas de distintos Estados miembros de la Unión Europea pueden beneficiarse de una exención del IVA, pero disponer del número de identificación a efectos del IVA de un cliente europeo no significa, por sí solo, que podamos emitir automáticamente una factura sin IVA. Para determinar el tratamiento fiscal correcto, es necesario analizar quién interviene en la operación, dónde se encuentran y adónde se transportan realmente las mercancías, así como la documentación que permite acreditar lo ocurrido.

Veamos un ejemplo sencillo: Una empresa española vende productos a una empresa francesa y las mercancías se transportan efectivamente desde España hasta Francia. Si se cumplen los requisitos legales, esta operación puede acogerse a la exención del IVA prevista para las entregas intracomunitarias de bienes.

Pero hay un detalle fundamental que a menudo se pasa por alto: Que la factura esté emitida a nombre de una empresa francesa no demuestra que la mercancía haya llegado a Francia.

Ante una posible comprobación de la Agencia Tributaria, la empresa debe poder acreditar que los bienes salieron efectivamente de España con destino a otro Estado miembro de la Unión Europea.

¿Por qué es tan importante justificar el transporte?

En una operación comercial real pueden intervenir varios participantes: el proveedor, la empresa de transporte, los almacenes y el cliente final. Por eso, lo importante no es simplemente conservar un documento de transporte.

Lo fundamental es que la documentación de la operación sea coherente y permita reconstruir el recorrido de la mercancía.

Los documentos deben ayudar a demostrar desde dónde salieron los productos, cuál fue su destino y si el movimiento físico de las mercancías coincide con la operación registrada en la contabilidad y en las facturas. Algunas empresas consideran que una venta está completamente cerrada cuando han enviado los productos, cobrado al cliente y emitido la factura. Sin embargo, si años después reciben una comprobación tributaria, pueden descubrir que ya no conservan los justificantes de transporte o entrega. También puede ocurrir que los datos de distintos documentos no coincidan.

En esas circunstancias, justificar la aplicación de la exención puede resultar mucho más complicado. Por eso, la documentación que respalda una entrega intracomunitaria debe formar parte de la gestión habitual de la operación, y no prepararse únicamente cuando llega una inspección.

¿Y si compramos mercancías a una empresa de otro país de la UE?

Aquí conviene distinguir dos conceptos: «Mi proveedor no me ha cobrado IVA en la factura» no significa lo mismo que «esta operación no tiene IVA».

Imaginemos que una empresa española compra mercancías a un proveedor alemán y los productos se transportan desde Alemania hasta España. Desde la perspectiva de la empresa española, normalmente estaremos ante una adquisición intracomunitaria de bienes. Este tipo de operación tiene sus propias reglas de tributación.

En términos generales, la empresa española debe declarar el IVA correspondiente a la adquisición conforme a la normativa aplicable y, si cumple los requisitos, puede deducirlo. Por tanto, no sería correcto concluir que, como el proveedor alemán no ha incluido IVA en su factura, la compra carece de consecuencias fiscales en España.

Operaciones intracomunitarias, importaciones y exportaciones: no son lo mismo

También es importante distinguir las operaciones realizadas dentro de la Unión Europea de aquellas en las que intervienen países terceros.

Por ejemplo: Si una empresa española compra mercancías procedentes de China o Estados Unidos y estas se introducen en España, normalmente estaremos ante una importación. En cambio, si una empresa española vende mercancías que se transportan desde España a un destino situado fuera de la Unión Europea, normalmente estaremos ante una exportación.

Aunque desde el punto de vista empresarial todas estas situaciones puedan parecer operaciones internacionales de compraventa, su tratamiento fiscal no es idéntico. Las entregas y adquisiciones intracomunitarias, las importaciones y las exportaciones están sujetas a reglas diferentes en materia de IVA.

También pueden variar las obligaciones de declaración y los documentos necesarios para justificar cada operación. Por eso, no basta con saber que una mercancía cruza una frontera: hay que identificar qué tipo de operación se está realizando.

¿Qué deberían revisar las empresas que compran y venden dentro de la UE?

Si tu empresa realiza operaciones frecuentes entre España y países como Francia, Alemania, Italia o los Países Bajos, conviene ir más allá de una única pregunta: «¿Esta factura lleva IVA o no?»

Antes de emitir o contabilizar una factura, es importante comprobar:

• La naturaleza de la operación: si se trata de una entrega intracomunitaria, una adquisición intracomunitaria u otro tipo de transacción.
• La identificación de las partes: si se cumplen los requisitos relativos a los operadores y sus números de identificación a efectos del IVA.
• El movimiento real de las mercancías: desde dónde salen y cuál es su destino efectivo.
• La documentación justificativa: si existen pruebas suficientes y coherentes para respaldar el tratamiento fiscal aplicado.
• Las obligaciones de declaración: si la operación se ha incluido correctamente en las declaraciones tributarias que correspondan.

Porque uno de los principales riesgos de las operaciones internacionales no consiste necesariamente en que la empresa haya dejado de registrar una venta o una compra. El problema puede aparecer cuando se ha aplicado un determinado tratamiento del IVA, pero posteriormente no es posible demostrar que se cumplían los requisitos para hacerlo.

Conclusión: facturar sin IVA no depende solo de la factura

En las operaciones entre empresas de distintos países de la Unión Europea, el tratamiento del IVA depende de las características reales de cada transacción. No basta con que el cliente tenga un número de IVA europeo ni con que la factura se emita sin repercutir el impuesto, es necesario verificar las condiciones legales aplicables y conservar documentación que permita justificar la operación.

La exención del IVA no consiste simplemente en eliminar un porcentaje de la factura, la realidad de la operación y las pruebas que la respaldan son igual de importantes.